Een standaardpakket lijkt goedkoop tot je proces afwijkt. Dan betaal je in licenties, workarounds en uren. Een rekensom die verder kijkt dan de eerste factuur.
De eerste factuur zegt weinig
Een standaardpakket kost € 49 per maand en je bent morgen online. Een maatwerkoplossing kost een paar duizend euro en duurt weken. Op papier is de keuze snel gemaakt. Toch zien we regelmatig bedrijven die na twee jaar op een pakket alsnog bij ons komen, met een rekening die inmiddels hoger ligt dan het maatwerk had gekost.
Dat komt niet doordat pakketten slecht zijn. Ze zijn gebouwd voor het gemiddelde. Zodra jouw proces van dat gemiddelde afwijkt, verschuift de rekening van de leverancier naar jou.
Vier kosten die je niet doorrekent
1. Licenties die meegroeien
Per gebruiker, per module, per koppeling. Die tarieven staan wel op de offerte, maar je rekent ze zelden door over drie jaar en met een groeiend team. Het instaptarief geldt voor één persoon met basisfuncties. Met tien medewerkers, een koppeling met de boekhouding en een extra opslagbundel zit je al snel op een veelvoud.
2. Workarounds
Het pakket kan bijna wat je wilt. Dus exporteer je naar Excel, bewerk je daar, en importeer je weer terug. Elke workaround is een handeling die iemand elke week doet, en een plek waar fouten ontstaan.
3. Uren van je team
De duurste kosten zijn onzichtbaar: tijd. Reken eens uit wat een kwartier extra per medewerker per dag kost over een jaar. Bij tien mensen en een uurtarief van € 45 is dat ruim € 28.000.
4. Afhankelijkheid
Je data staat in een systeem dat je niet bezit. Overstappen betekent migreren, en de leverancier weet dat. Prijsverhogingen zijn dan moeilijk te weigeren.
Het pakket is niet duur. De afstand tussen het pakket en jouw proces is duur.
De rekensom
Zet beide opties naast elkaar over drie jaar. Niet alleen de licentie of de bouwsom, maar alles wat erbij hoort. Een eenvoudige opzet:
- Licenties of bouwkosten, per jaar
- Onderhoud en hosting
- Uren voor workarounds, geschat per week en vermenigvuldigd
- Kosten van fouten en gemiste kansen, conservatief geschat
| Pakket | Maatwerk | |
|---|---|---|
| Jaar 1 | € 7.800 | € 13.500 |
| Jaar 2 | € 9.400 | € 1.500 |
| Jaar 3 | € 11.200 | € 1.500 |
| Workarounds (3 jaar) | € 28.000 | € 0 |
| Totaal | € 56.400 | € 16.500 |
Tabel 01: voorbeeldberekening voor een bedrijf met tien medewerkers. Maatwerk: € 12.000 bouwkosten in jaar 1, daarna € 1.500 per jaar voor onderhoud en hosting. Bedragen zijn indicatief.
In dit voorbeeld kantelt de som al in jaar twee, nog zonder de workarounds mee te tellen. Dat is geen wet, maar het laat zien waarom de eerste factuur een slechte basis is voor de beslissing.
Drie vragen die je vooraf stelt
Je hoeft de hele rekensom niet te maken om te weten welke kant het opgaat. Drie vragen geven meestal al richting. Stel ze aan de mensen die dagelijks met het pakket werken, niet alleen aan de directie: zij weten waar de tijd weglekt.
- Hoe vaak wijkt ons proces af van wat het pakket verwacht? Eén keer per maand is te overzien. Elke dag is een signaal.
- Wie doet het werk dat het pakket niet doet? Als het antwoord een naam is, reken dan de uren van die persoon mee.
- Wat bezitten we over drie jaar? Bij een pakket: een abonnement. Bij maatwerk: een applicatie die precies op je proces past, met je eigen data.
Wanneer standaard wél de juiste keuze is
Als je proces gewoon standaard is. Een boekhoudpakket, een mailtool, een agenda: daar hoef je niets voor te laten bouwen. Maatwerk loont waar jouw manier van werken het verschil maakt, en waar je er dagelijks mee werkt. Voor al het andere is een pakket de slimme keuze, en dat zeggen we ook als je bij ons aan tafel zit.
Conclusie
Reken over drie jaar, tel de uren mee en kijk naar wat je bezit aan het eind. Wil je weten wat maatwerk voor jouw situatie kost? Vraag gratis een offerte aan. Je krijgt een eerlijk antwoord, ook als dat “neem een pakket” is.
