Bij bijna elke nieuwe website komt dezelfde vraag: "En de e-mail, regelen jullie die ook?" Het antwoord is nee, en dat is een bewuste keuze. We leggen uit waarom, en wat we wél doen zodat je mail gewoon goed werkt.
Waarom we het niet doen
E-mail lijkt eenvoudig, maar erachter zit een wereld die niets met websites te maken heeft. Of een bericht aankomt hangt af van de reputatie van de server, van spamfilters die elke dag veranderen, van technische handtekeningen op je domein en van hoe snel iemand reageert als een server op een zwarte lijst belandt. Daar komt bij: opslag, backups, bescherming tegen virussen en phishing, en een postbus die dag en nacht bereikbaar moet zijn, ook als wij slapen.
Een webserver is daar de verkeerde plek voor. Een site die even uit de lucht is, zie je meteen en los je op. Mail die stilletjes niet aankomt of in de spam belandt, merk je pas als een klant belt met de vraag waarom je niet reageert. Dat risico willen we niet voor je lopen. Bedrijven die alleen e-mail doen, doen dat met teams, bewaking en afspraken waar wij als klein bureau nooit aan kunnen tippen. Dus laten we het aan hen over.
Wat we wel doen
Dat we geen mailserver draaien, betekent niet dat je er alleen voor staat. Bij elk project zorgen we dat het mailstuk klopt:
- De juiste aanbieder kiezen. We vragen hoe je werkt, met hoeveel mensen en wat je belangrijk vindt, en adviseren dan één aanbieder. Niet de duurste, wel de beste match.
- Het domein goed instellen. Domeinnamen registreren en beheren we zelf. Beheren wij jouw domeinnaam, dan zetten wij de records neer die mail laten werken en vertrouwd maken: MX, SPF, DKIM en DMARC. Staat de domeinnaam bij een ander, dan geven we precies door welke gegevens de beheerder moet invoeren. Dat is het stuk waar het bij zelf instellen meestal misgaat.
- Mailboxen aanmaken en overzetten. Nieuwe adressen, aliassen zoals info@ en facturen@, en als je overstapt het verhuizen van bestaande mail. Ook een overstap van Microsoft 365 of Google Workspace naar Proton begeleiden we, met behoud van alle gebruikers, mail, agenda's en bestanden.
- Apparaten instellen. Telefoon, laptop, tablet. Je hoeft niet zelf te zoeken naar serveradressen en poorten.
- De mail van je website. Contactformulieren en bevestigingen versturen we via een aparte dienst voor transactionele mail, zodat die niet in de spam belandt en jouw mailbox er niets van merkt.
Welke aanbieders we aanraden
Er zijn honderden partijen. Dit zijn de vijf waar we in de praktijk mee werken, en voor wie ze passen.
Proton Mail: de privacyveilige keuze
Proton komt uit Zwitserland en bouwde zijn dienst van de grond af rond privacy. Mail wordt versleuteld opgeslagen op een manier waarbij ook Proton zelf je berichten niet kan lezen, en tussen Proton-gebruikers is de mail end-to-end versleuteld. Het bedrijf verdient zijn geld met abonnementen, niet met advertenties of met het analyseren van je mail. Voor bedrijven is er Proton Workspace: mail, agenda, cloudopslag, documenten, spreadsheets en videobellen in één pakket, met eigen domein en gedeelde adressen. Daarmee is het net zo compleet als de suites van Microsoft en Google.
Wij raden Proton aan als je werkt met gevoelige informatie: adviseurs, zorg, juridisch, financieel, of gewoon als je vindt dat je zakelijke mail niet bij een advertentiebedrijf hoort. Eerlijkheidshalve: Proton is iets minder gangbaar, sommige koppelingen met andere software zijn beperkter en de mailapps werken net even anders dan je gewend bent. Daar staat tegenover dat je weet waar je mail staat en wie erbij kan. Zit je nu bij Microsoft of Google? Overstappen naar Proton kan zonder verlies van gebruikers of data; die overstap begeleiden we.
Microsoft 365
De standaard in veel kantoren. Outlook, een agenda die iedereen kent, Teams en de Office-programma's in één abonnement. Logisch als je team al in Word en Excel leeft of met organisaties werkt die Teams gebruiken. Voor kleine bedrijven zijn er instapplannen met alleen mail en agenda.
Google Workspace
Gmail met je eigen domein, plus Drive, Agenda en Meet. Snel, overal hetzelfde en met een zoekfunctie die zijn gelijke niet kent. Een goede keuze als je veel samenwerkt in gedeelde documenten en liever in de browser werkt dan in losse programma's.
mailbox.org: Europees, veilig en compleet
mailbox.org komt uit Duitsland en draait op servers in Duitsland, onder Europese privacyregels. Het is meer dan een postbus: mail, agenda, contacten, cloudopslag, online documenten bewerken en videobellen zitten in één pakket, met eigen domein en ondersteuning voor versleutelde mail. Daarmee is het een Europees alternatief voor Microsoft 365 en Google Workspace voor wie zijn gegevens liever niet bij een Amerikaanse partij heeft, maar wel een complete suite wil. Het oogt wat soberder dan de grote twee, en net als bij Proton zijn sommige koppelingen beperkter.
Een Nederlandse hostingpartij
Veel Nederlandse hostingpartijen bieden eenvoudige zakelijke mailboxen op Nederlandse servers. Geen agenda-integraties of samenwerkingstools, wel een nette postbus voor een scherpe prijs. Prima voor een kleine onderneming die vooral betrouwbaar wil mailen en verder weinig nodig heeft. Eén advies daarbij: laat de domeinnaam niet mee verhuizen. Die blijft bij ons, als onderdeel van het onderhoud, zodat je site, je mail en je instellingen op één plek beheerd worden en je van aanbieder kunt wisselen zonder dat je domein meegaat.
Hoe je kiest
Drie vragen bepalen meestal de keuze:
- Hoe gevoelig is wat je mailt? Hoe gevoeliger, hoe eerder Proton of mailbox.org.
- Waar werkt je team al in? Office en Teams wijzen naar Microsoft, gedeelde documenten in de browser naar Google. Wil je dat allebei, maar Europees, kijk dan naar Proton Workspace of mailbox.org.
- Hoeveel heb je nodig naast mail? Alleen een postbus, dan is een Nederlandse hoster vaak genoeg.
Reken voor een zakelijke mailbox op een paar euro tot ruim tien euro per gebruiker per maand, afhankelijk van wat erbij zit. Dat betaal je rechtstreeks aan de aanbieder; wij verdienen er niets aan en dat houden we graag zo. Zo adviseren we wat het beste past, niet wat het meeste oplevert.
Kortom
E-mail laten we over aan bedrijven die er hun vak van maken. Het kiezen, instellen en overzetten doen we wel, als vast onderdeel van een project of van het onderhoud. Zo heb je één aanspreekpunt voor je site en je domein, en een mailaanbieder die doet waar hij goed in is.
